Często na zebranie poświęca się określoną ilość czasu jedynie dlatego, że wcześniej tak założono. Jeśli więc w kalendarzu zaplanowałeś, że spotkanie potrwa godzinę, a już po 15 minutach udało się wszystko ustalić i każdy wie, co ma robić, nie bój się po prostu go zakończyć. Idealne zebrania powinny mieć wyznaczoną godzinę rozpoczęcia, a kończyć się tak szybko, jak to możliwe. 

Krótkie spotkania na stojąco:
Warto ustalić na nie konkretną porę: np. początek dnia pracy. W tym czasie członkowie zespołu dzielą się ważnymi informacjami, mówiąc m.in. o tym, co udało im się zrobić poprzedniego dnia, jaki cel mają na dzisiaj i czyjego wsparcia potrzebują do jego osiągnięcia. Taka formuła pozwala na zwięzłą wymianę informacji i wiedzy. Dobrze wpływa też na motywację zespołu, bo każdy jego członek ma możliwość uczestniczenia w projektach współpracowników, chociażby poprzez swój cenny komentarz, podzielenie się doświadczeniem czy późniejsze wsparcie. Dzięki temu pracownicy budują wzajemne relacje i czują się bardziej odpowiedzialni za całościowy efekt końcowy, nie tylko swój obszar.

Przepytywanie, trochę jak w szkole:
Pod koniec roboczego spotkania warto sprawdzić, jakie ustalenia zapamiętał każdy z jego uczestników. Podsumowanie mobilizuje do odpowiedzialności za powierzone zadania oraz utrzymania skupienia i uważnego słuchania wcześniejszych wypowiedzi. Pozwala też dostrzec, które kwestie pominięto lub przy których istnieje ryzyko zdublowania pracy. Warto także stworzyć systematycznie aktualizowaną „tablicę odpowiedzialności” z zadaniami i przypisanymi do nich osobami oraz zamieścić ją w widocznym dla wszystkich miejscu. 

Wyłącz się na chwilę:
Kiedy już każdy wie dokładnie, za jaki obszar jest odpowiedzialny, warto zadbać o indywidualną efektywność. Na początku zapomnijmy o multitaskingu – nie jesteśmy w stanie obdarzyć równą uwagą, skupieniem i kreatywnością kilkunastu tematów na raz. – Doświadczenie wielu organizacji pokazuje, że jesteśmy najefektywniejsi, kiedy na każdy dzień stworzymy swoją własną „strefę koncentracji”. Może to być tabela, kartka, rysunek itd., służące nam do przedstawienia spraw, nad którymi chcemy pracować w twórczym skupieniu. Nie powinny one dotyczyć więcej niż pięciu obszarów czy projektów. Zgodnie z tym systemem bez względu na to, co się wydarzy i ile nagłych tematów pojawi się danego dnia, „strefa” musi być pusta, kiedy kończymy pracę.

W trakcie pracy nad ważnym projektem zadbajmy o tzw. „okienka bez stymulacji”. W tym czasie wyciszmy telefon, zamknijmy niepotrzebne okna w komputerze, pocztę, komunikatory i naprawdę się skupmy. Ta praktyka wymaga olbrzymiej dyscypliny, nauki wyrwania z automatycznego trybu pracy i odruchu natychmiastowego odpowiadania, ale jej utrzymanie daje bardzo zadowalające rezultaty i wyróżnia osoby naprawdę efektywne.

Cały artykuł do przeczytania na portalu kariera.pl