Dlaczego nie umiemy przyjąć słów krytyki?

Wielu liderów ma duży problem z zakomunikowaniem pracownikowi, że jakieś zadanie wykonał niepoprawnie lub nie dotrzymał ważnego terminu. Analogicznie wielu z nich niełatwo przyjmuje słowa krytyki dotyczące ich pracy czy kompetencji. Nie powinno nas to dziwić, ponieważ przeważnie utożsamiamy je z krytyką naszej osoby, nie naszego zachowania.

Feedback jako nieodłączna część komunikacja

W rzeczywistości feedback jest nieodłącznym i niezwykle istotnym elementem komunikacji zarówno w firmie jak i w sytuacjach prywatnych. W dodatku jest to narzędzie, które powinno służyć do poprawy wyników i pełnić rolę motywatora. I to od nas zależy czy wykorzystamy potencjał zarówno pozytywnej, jak i negatywnej informacji zwrotnej. Ta dodatnia nas podbuduje i wzmocni wewnętrznie. Ta korygująca może przynieść nową wiedzę o nas samych i dać nam impuls do dalszej pracy nad sobą.
Integra Consulting Poland realizuje szkolenia, które w skuteczny sposób rozwijają kompetencje konstruktywnego udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej, a tym samym wzmacniają kulturę otwartego dialogu.

Jak działa informacja zwrotna?

Informacja zwrotna wyrażana według konstrukcji FUKO jest sposobem budowania zaangażowania i motywacji poprzez wzmacnianie bądź korygowanie zachowań. Pozwala na wyrażenie pozytywnej lub negatywnej opinii/oceny dotyczącej czyjejś pracy, postępowania czy zachowania. Nie wartościuje osoby, w związku z czym daje szansę na obustronne porozumienie, a tym samym wzrost motywacji do prezentowania pożądanych zachowań. Bieżąca informacja zwrotna, zarówno wspierająca, jak i korygująca, jest niezbędna w procesie rozwoju. Ma aspekt uczący i rozwijający poprzez pokazywanie konsekwencji wynikających z konkretnych faktów oraz motywujący do działania poprzez jasne i klarowne formułowanie oczekiwań.

Jak można podzielić informację zwrotną?

• INFORMACJA ZWROTNA WSPIERAJĄCA – udzielana jest w sytuacji, kiedy czyjeś zachowanie jest zgodne ze standardami, oczekiwaniami – zależy nam na tym, żeby takie zachowania się powtarzały
• INFORMACJA ZWROTNA KORYGUJĄCA – udzielana, gdy czyjeś zachowanie wykracza poza przyjęte normy, jest niezgodne z oczekiwaniami. Jest stosowana po to, żeby wyeliminować to zachowanie i określić, jakie powinno pojawić się w jego miejsce

Jak powinna wyglądać struktura prawidłowo udzielonej informacji zwrotnej?

Rozpocznij od FAKTÓW (F) – odnieś się do konkretnego zachowania, unikaj własnych interpretacji i ocen osoby. Skup się na tym, co rzeczywiście się wydarzyło (co zauważyłeś/ usłyszałeś). W następnym kroku USTOSUNKUJ SIĘ (U). Powiedz, dlaczego Twój stosunek do danego zachowania jest pozytywny lub negatywny (np. „nie podoba mi się taka sytuacja”). Przedstaw KONSEKWENCJE (K) wynikające z faktów – dla Ciebie, działu, firmy, klienta… (np. „mamy dwudniowe opóźnienie w realizacji zamówienia a to generuje dodatkowe koszty”), następnie jasno określ, również na poziomie faktów, swoje OCZEKIWANIA (O) odnośnie zachowania, którego oczekujesz i potrzebujesz („tego typu informacje muszą docierać do mnie natychmiast, bo tylko wówczas możemy znaleźć jakieś rozwiązanie. Bardzo proszę, następnym razem informuj mnie natychmiast o zagrożeniu.”).

Co zrobić, aby feedback był efektywny?

Stwórz możliwie najbardziej przyjazną atmosferę. Zadbaj o odpowiedni czas i miejsce spotkania. Koncentruj się na faktach i posługuj się precyzyjnymi przykładami. Upewnij się, jak zostałeś zrozumiany. W przypadku informacji zwrotnej podczas szkolenia zadbaj, aby tworzyć dialog, a nie monolog. Swoje oczekiwania (FUKO) spróbuj zamienić na pytanie skierowane do trenującego, aby sam zasugerował zmiany, kierunek działań, itp. Odnoś się do celu i poszukuj pozytywnych rozwiązań oraz dbaj o równowagę wsparcia i wyzwania.