Motywujące rozmowy oceniające

Celem planowanego warsztatu jest rozwój kompetencji menedżerskich w oparciu o konkretne umiejętności – w tym przypadku: prowadzenia motywujących rozmów oceniających.

Cele rozmowy motywującej z pracownikiem

Celem prowadzenia rozmów oceniających jest pomaganie pracownikom w rozwoju oraz zabezpieczenie efektywnej realizacji zadań w długiej perspektywie czasu poprzez:

• przekazywanie oczekiwań wobec ich sposobu pracy,
• umożliwienie rozwoju w wewnętrznych strukturach firmy,
• wyznaczanie indywidualnych celów i zadań.

Korzyści wynikające z rozmowy oceniającej

Rozmowa oceniająca daje szereg korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla lidera. Jakie to korzyści?

Dla lidera rozmowa oceniająca:

• Jest narzędziem motywowania.
• Jest narzędziem rozwijania kompetencji pracownika.
• Stanowi źródło informacji o pracowniku.
• Jest informacją zwrotną o skuteczności kierowania.

Dla pracownika rozmowa oceniająca daje:

• Jasną informację, „na czym stoi”.
• Możliwość wpływu na swój rozwój.
• Możliwość wyrażenia swojego zdania.

Rezultaty szkolenia z rozmów motywujących z pracowników

Uczestnicy podczas szkolenia z motywującej rozmowy oceniającej uczą się rozumieć potrzebą prowadzenia rozmów oceniających oraz korzyści wynikających z ich profesjonalnej realizacji. Efektem  szkolenia jest także umiejętność:

• dokonywania obiektywnej i motywującej oceny (w oparciu o techniki partnerskiego stylu komunikowania się),
• formułowania SMART-nych celów rozwojowych dla ocenianych pracowników,
• właściwego wykorzystywania narzędzia służącego ocenie pracowniczej.

Dlaczego rozmowy oceniające są tak trudne?

• Rozmowa motywująca z pracownikiem może być stresująca zarówno dla samego pracownika, jak i lidera. Nierzadko w czasie rozmowy oceniającej popełniamy błędy. Do najczęstszych należą:
• Efekt świeżości – podczas rozmowy oceniającej bierzemy pod uwagę głównie dane i fakty najświeższe, zapominamy o tym, jak pracownik funkcjonował w szerszej perspektywie czasu;
• Ogólnikowość – rozmowa oceniająca bez konkretnych przykładów i precyzji komunikatów.
• Jednorodność – w trakcie rozmowy motywującej z pracownikiem oceniamy go albo ogólnie pozytywnie, albo negatywie. Skuteczna rozmowa oceniająca powinna być różnorodna i dotykać zarówno „plusów”, jak i „minusów” pracy.
• Wpływ samopoczucia – nasz nastrój nie powinien decydować o przebiegu rozmowy oceniającej.

Jak uniknąć błędów podczas rozmowy motywującej?

1. Właściwe przygotowanie

Aby móc przystąpić do rozmowy oceniającej, należy uważnie przeanalizować przedstawione materiały oraz rozpatrzyć plusy i minusy wykonanej przez niego pracy. Dobrze jest również przygotować wcześniej pytania, jakie chcielibyśmy mu zadać w związku z przebiegiem i końcowymi wynikami postawionego zadania.

1. Czas, miejsce, warunki

Rozmowa, w której pracownik ma zostać w jakikolwiek sposób oceniony, nie może odbywać się w obecności osób trzecich (których sprawa ta nie dotyczy). Należy w tej sytuacji zapewnić sobie i podwładnemu miejsce, w którym (w miarę możliwości) nikt nie będzie przeszkadzać. Ważne jest również, by tego typu rozmowy nie odbywały się w pośpiechu. W związku z tym można zaraz na początku rozmowy ustalić wspólnie z pracownikiem jej ramy czasowe (np. pół godziny).

1. Przypomnienie kryteriów

Ważne jest, by pracownik był przekonany, że podczas rozmowy motywującej ocenie poddawane są jego zachowania w trakcie wykonywania zadania i efekty jego pracy, a nie on jako osoba. W związku z tym, warto na początku rozmowy krótko przypomnieć ustalone wcześniej kryteria dokonywania oceny stawianych zadań oraz wyjaśnić, być może jeszcze raz, co jest naszym celem (aby uniknąć interpretacji tej sytuacji w kategoriach kary lub zagrożenia).

1. Ośmielenie pracownika

W sytuacji oceniania interesuje nas nie tylko końcowy efekt,  ale również to, w jaki sposób pracownikowi udało się do niego dojść (tylko pytając o przebieg, uzyskamy informacje o przyczynach uzyskanego wyniku). W związku z tym, wiele pytań powinno dotyczyć przebiegu wykonywania zadania (co sprzyjało, co przeszkadzało w pracy). Jednocześnie, stawianie pytań zmusza podwładnego do większej aktywności, a zatem sytuacja oceny staje się bardziej „partnerska” (opiera się na wymianie informacji, a nie na monologu jednej ze stron). Należy również zapewnić pracownikowi możliwość wyrażenia własnego zdania na temat uzyskanej przez niego oceny.

1. Staranne formułowanie wypowiedzi

Należy dbać o to, by informacja przekazywana pracownikowi była maksymalnie jasna, konkretna, zrozumiała. W związku z tym dobrze jest operować konkretnymi faktami i przykładami. Również kwestie dotyczące naszego zdania powinny być przedstawione w sposób maksymalnie klarowny – tak, aby podwładny nie musiał domyślać się, jakie jest rzeczywiste nasze zdanie na temat wykonanej przez niego pracy. Dodatkową kwestią jest tutaj zwracanie uwagi zarówno na minusy, jak i na plusy wykonanego przez pracownika zadania. Minusy warto przedstawić w taki sposób, żeby dla podwładnego jasne było zarówno to, jakie popełnił błędy, jak i to, w jaki sposób może ich uniknąć w przyszłości.

1. Postawa

Warto również zwrócić uwagę na fakt, iż sytuacja oceniania z definicji nie jest sytuacją partnerską – jedna z osób w niej uczestniczących ma z reguły więcej władzy. Należy zatem szczególnie dbać o „kulturę osobistą” w tego typu sytuacji, aby możliwość stawiania ocen nie stała się dodatkowym narzędziem zyskiwania przewagi nad podwładnymi. Związana z tym jest jeszcze jedna kwestia – jeżeli w trakcie oceny okaże się, że postawione zadanie przekraczało możliwości pracownika, musimy przyjąć na siebie odpowiedzialność za końcowy efekt wykonanej pracy.