Motywujące rozmowy oceniające
Motywujące rozmowy oceniające
Celem planowanego warsztatu jest rozwój kompetencji menedżerskich w oparciu o konkretne umiejętności – w tym przypadku: prowadzenia motywujących rozmów oceniających.
Cele rozmowy motywującej z pracownikiem
Celem prowadzenia rozmów oceniających jest pomaganie pracownikom w rozwoju oraz zabezpieczenie efektywnej realizacji zadań w długiej perspektywie czasu poprzez:
- przekazywanie oczekiwań wobec ich sposobu pracy,
- umożliwienie rozwoju w wewnętrznych strukturach firmy,
- wyznaczanie indywidualnych celów i zadań.
Korzyści wynikające z rozmowy oceniającej
Rozmowa oceniająca daje szereg korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla lidera. Jakie to korzyści?
Dla lidera rozmowa oceniająca:
- Jest narzędziem motywowania.
- Jest narzędziem rozwijania kompetencji pracownika.
- Stanowi źródło informacji o pracowniku.
- Jest informacją zwrotną o skuteczności kierowania.
Dla pracownika rozmowa oceniająca daje:
- Jasną informację, „na czym stoi”.
- Możliwość wpływu na swój rozwój.
- Możliwość wyrażenia swojego zdania.
Rezultaty szkolenia z rozmów motywujących z pracowników
Uczestnicy podczas szkolenia z motywującej rozmowy oceniającej uczą się rozumieć potrzebą prowadzenia rozmów oceniających oraz korzyści wynikających z ich profesjonalnej realizacji. Efektem szkolenia jest także umiejętność:
- dokonywania obiektywnej i motywującej oceny (w oparciu o techniki partnerskiego stylu komunikowania się),
- formułowania SMART-nych celów rozwojowych dla ocenianych pracowników,
- właściwego wykorzystywania narzędzia służącego ocenie pracowniczej.
Dlaczego rozmowy oceniające są tak trudne?
- Rozmowa motywująca z pracownikiem może być stresująca zarówno dla samego pracownika, jak i lidera. Nierzadko w czasie rozmowy oceniającej popełniamy błędy. Do najczęstszych należą:
- Efekt świeżości – podczas rozmowy oceniającej bierzemy pod uwagę głównie dane i fakty najświeższe, zapominamy o tym, jak pracownik funkcjonował w szerszej perspektywie czasu;
- Ogólnikowość – rozmowa oceniająca bez konkretnych przykładów i precyzji komunikatów.
- Jednorodność – w trakcie rozmowy motywującej z pracownikiem oceniamy go albo ogólnie pozytywnie, albo negatywie. Skuteczna rozmowa oceniająca powinna być różnorodna i dotykać zarówno „plusów”, jak i „minusów” pracy.
- Wpływ samopoczucia – nasz nastrój nie powinien decydować o przebiegu rozmowy oceniającej.
Jak uniknąć błędów podczas rozmowy motywującej?
- Właściwe przygotowanie
Aby móc przystąpić do rozmowy oceniającej, należy uważnie przeanalizować przedstawione materiały oraz rozpatrzyć plusy i minusy wykonanej przez niego pracy. Dobrze jest również przygotować wcześniej pytania, jakie chcielibyśmy mu zadać w związku z przebiegiem i końcowymi wynikami postawionego zadania.
- Czas, miejsce, warunki
Rozmowa, w której pracownik ma zostać w jakikolwiek sposób oceniony, nie może odbywać się w obecności osób trzecich (których sprawa ta nie dotyczy). Należy w tej sytuacji zapewnić sobie i podwładnemu miejsce, w którym (w miarę możliwości) nikt nie będzie przeszkadzać. Ważne jest również, by tego typu rozmowy nie odbywały się w pośpiechu. W związku z tym można zaraz na początku rozmowy ustalić wspólnie z pracownikiem jej ramy czasowe (np. pół godziny).
- Przypomnienie kryteriów
Ważne jest, by pracownik był przekonany, że podczas rozmowy motywującej ocenie poddawane są jego zachowania w trakcie wykonywania zadania i efekty jego pracy, a nie on jako osoba. W związku z tym, warto na początku rozmowy krótko przypomnieć ustalone wcześniej kryteria dokonywania oceny stawianych zadań oraz wyjaśnić, być może jeszcze raz, co jest naszym celem (aby uniknąć interpretacji tej sytuacji w kategoriach kary lub zagrożenia).
- Ośmielenie pracownika
W sytuacji oceniania interesuje nas nie tylko końcowy efekt, ale również to, w jaki sposób pracownikowi udało się do niego dojść (tylko pytając o przebieg, uzyskamy informacje o przyczynach uzyskanego wyniku). W związku z tym, wiele pytań powinno dotyczyć przebiegu wykonywania zadania (co sprzyjało, co przeszkadzało w pracy). Jednocześnie, stawianie pytań zmusza podwładnego do większej aktywności, a zatem sytuacja oceny staje się bardziej „partnerska” (opiera się na wymianie informacji, a nie na monologu jednej ze stron). Należy również zapewnić pracownikowi możliwość wyrażenia własnego zdania na temat uzyskanej przez niego oceny.
- Staranne formułowanie wypowiedzi
Należy dbać o to, by informacja przekazywana pracownikowi była maksymalnie jasna, konkretna, zrozumiała. W związku z tym dobrze jest operować konkretnymi faktami i przykładami. Również kwestie dotyczące naszego zdania powinny być przedstawione w sposób maksymalnie klarowny – tak, aby podwładny nie musiał domyślać się, jakie jest rzeczywiste nasze zdanie na temat wykonanej przez niego pracy. Dodatkową kwestią jest tutaj zwracanie uwagi zarówno na minusy, jak i na plusy wykonanego przez pracownika zadania. Minusy warto przedstawić w taki sposób, żeby dla podwładnego jasne było zarówno to, jakie popełnił błędy, jak i to, w jaki sposób może ich uniknąć w przyszłości.
- Postawa
Warto również zwrócić uwagę na fakt, iż sytuacja oceniania z definicji nie jest sytuacją partnerską – jedna z osób w niej uczestniczących ma z reguły więcej władzy. Należy zatem szczególnie dbać o „kulturę osobistą” w tego typu sytuacji, aby możliwość stawiania ocen nie stała się dodatkowym narzędziem zyskiwania przewagi nad podwładnymi. Związana z tym jest jeszcze jedna kwestia – jeżeli w trakcie oceny okaże się, że postawione zadanie przekraczało możliwości pracownika, musimy przyjąć na siebie odpowiedzialność za końcowy efekt wykonanej pracy.