Odchudzamy metodą 5s biura Integry

W naszym codziennym życiu zawodowym często spotykamy menedżerów, którzy są świadomi, że tylko ciągły rozwój i otwartość na zmiany pozwala osiągać sukcesy. Nie ma jednak szans na realizację jakichkolwiek celów bez skutecznego działania i konsekwencji. Bardzo trudno jest się jednak zmobilizować, ponieważ pojawiają się problemy, które trudno rozwiązać. Dlatego postanowiliśmy na własnym przykładzie pokazać Wam, jak przebiega i jakie korzyści daje system 5S wdrożony w codziennej pracy biurowej. Z pozoru może Wam się wydawać: wielkie rzeczy, ktoś posprzątał i tyle….ale to tylko pozory, bo system, który został wprowadzony na stałe odmienił jakość naszej pracy.

My nie chcemy 5S

Projekt „wdrożenia 5S” rozpoczął się od gwarancji, że wszystko czym się otaczamy jest nam potrzebne i zmiany nie są konieczne. Z reguły jesteśmy przyzwyczajeni do tego co mamy oraz gdzie mamy. Jakiekolwiek zmiany wprowadzają do naszych działań chaos, zniechęcają i oszukują naszą codzienną rzeczywistość, do której się przyzwyczailiśmy. Nic więc dziwnego, że pierwsze reakcje na z pozoru nie wielkie zmiany w codziennej pracy spotkały się z komentarzami:

•  „Nie potrzebuję takiego wysiłku”,
• „Jest dobrze jak jest”.

My jednak postanowiliśmy nie poddawać się i mimo sceptycznych reakcji wykonać zadanie do końca. Dziś pokazujemy przemianę pierwszych pomieszczeń w naszym biurze. Wdrożenia 5S całkowicie odmieniło pracę w pomieszczeniach biurowych i jednocześnie przyczyniło się do zwiększenia wydajności pracy wielu osób.

Plan działania: 1 dzień – 1 obszar

Wdrożenie 5S rozpoczęliśmy od obszarów wspólnych tj. naszej biblioteki i kuchni oraz pilotażowego pokoju, gdzie dokonana została selekcja wszystkich materiałów i przedmiotów. Następnie produkty zostały posegregowane wg kategorii, a sposób korzystania wizualizuje standard wraz z instrukcjami.

Wszystkie szafy i półki zostały opisane, tak by każdy w sposób łatwy i szybki mógł skorzystać z nowego wymiaru biura.

Efekt i korzyści

Efekt i korzyści z wdrożenia 5S – to 10 kartonów nieaktualnych już materiałów, dokumentów, broszur. Podłogi czyste i wolne od gadżetów, zbędnych koszy na śmieci. Segregacja dokumentów, umów, przedmiotów dokonana wg ustalonego klucza. Opisane szafki, szuflady sprawiły, że poszukiwanie tego czego potrzebujemy nie wymaga już interwencji osób trzecich, zadawania pytań w przestrzeń – czy ktoś widział?.. Czy ktoś wie? Z pokojów zostały usunięte również zbędne dokumenty lub zostały przydzielone do odpowiednich działów, co w znaczący sposób ułatwiło orientację w dokumentacji. Nie mogliśmy uwierzyć, że eliminacja zbędnych przedmiotów zwiększyła naszą przestrzeń w biurze i szafach aż o 40%. Do tej pory żyliśmy w przeświadczeniu, że na wszystko brakuje nam miejsca. Dziś mamy wolną, niezagospodarowaną przestrzeń.

Zmiana, która trwa

Pierwszy efekt to oczywiście większy porządek i czystość, ale najważniejsza jest zmiana jakości naszej codziennej pracy. Udało nam się wyeliminować „marnotrawstwo”: zbędnego szukania, poprawiania czy tworzenia nadmiernych zapasów. Oczywiście na tym nie koniec, wdrażamy już pierwsze udoskonalenia – Kaizen, które podnoszą wydajność naszej pracy, pojawiają się nowe pomysły i rozwiązania, o których kiedyś nawet byśmy nie pomyśleli.

Teraz etap przystosowania do pracy w nowym środowisku. Będziemy pisać Wam o postępach i dalszych zmianach, bo przecież jesteśmy dopiero na początku drogi doskonalenia.

Dorota Prędka – Operational Excellence Manager perfekcjonistka, pasjonatka podróży, kreatorka ciekawych rozwiązań.