Kompetencja, o którą warto zadbać

Wśród wielu kompetencji niezbędnych dla własnej skuteczności, umiejętność organizacji własnej pracy i ustalenie priorytetów jest jedną z tych, o której rozwój warto szczególnie zadbać. W czasach, które cechuje ogromne przyśpieszenie, a w większości firm kryterium „pilności” jest istotnym elementem organizacji pracy, poznanie zasad planowania i organizowania pracy w oparciu o priorytety wspiera nie tylko efektywność, ale także poczucie satysfakcji. Specjaliści i menedżerowie w firmach mają często rolę szczególnie trudną, kiedy efekt ich pracy uzależniony jest także od decyzji innych osób. Jest to naturalna sytuacja jednak utrudnia to w pewnych momentach zarządzanie swoimi priorytetami i zadaniami zwłaszcza w sytuacji „wrzutek”. Warto zatem przyjrzeć się swojemu indywidualnemu sposobowi organizacji pracy i stosownie do własnych (i swojego stanowiska pracy) potrzeb, zadbać o wzrost własnej efektywności.

Kończący się termin na ukończenie zadania – czy to dobry motor napędzający?

Większość ludzi wybierając zadanie, które wykonać należy w pierwszej kolejności, kieruje się jego pilnością. Najprawdopodobniej właśnie dlatego są oni ciągle bardzo zajęci. Zwykle zabierają się do pracy wtedy, gdy termin wykonania zaczyna zaglądać im w oczy.
Załatwianie spraw tylko według klucza pilności utrudnia pracę całego zespołu, całego działu. Dużo skuteczniejsze staje się ustalanie priorytetów według ważności spraw mając na uwadze, że ich pilność to cecha drugorzędna – tylko jeśli jakaś sprawa jest jednocześnie ważna i pilna, trzeba ją zawsze określić jako priorytetową:

1. Zadania ważne i pilne wykonaj osobiście, zabierz się za nie natychmiast. Załatwiaj w pierwszej kolejności.
2. Te, które są ważne, jednak niezbyt pilne mogą poczekać. Zaplanuj je (z terminem końcowym) lub zleć z możliwością kontroli.
3. Na sprawy mniej ważne i pilne znajdź szybki sposób załatwienia bez potrzeby poważnego, osobistego angażowania się. Deleguj.
4. Zadania mało ważne i niezbyt pilne deleguj, odłóż lub nie zawracaj sobie nimi głowy.

Skorzystaj z „zasady odwrócenia”

Każdą sprawę warto przeanalizować pod kątem: pilności terminu, stosunku czasu do zysku wynikającego z szybkiego wykonania sprawy mniej ważnej i pilnej; sprawy tzw. „zyskowne” są wyjątkiem od ogólnej zasady mówiącej, że „najważniejsze sprawy należy robić najpierw”, w swojej pracy proponujemy zastosowanie „zasady odwrócenia” – by każdy dzień zaczynać od wykonania pracy najtrudniejszej, wymagającej koncentracji lub najmniej przyjemnej.

Priorytety stale się zmieniają

Aby być z nimi na bieżąco, należy: oceniać, co miesiąc weryfikować układ: „wymagania/możliwości/satysfakcja”, eliminować: „czy robię coś, co mógłby zrobić ktoś inny?”, szacować, które przedsięwzięcia są najważniejsze w tym miesiącu/tygodniu i ile czasu pochłonie ich realizacja.

Jak w trakcie szkoleń uczymy menedżerów efektywnie zarządzać swoim czasem?

Osią pracy warsztatowej stają się różnego rodzaju zadania, symulacje i gry, z których wnioski posłużą do wprowadzenia konkretnych modeli, przekonania się jakie mechanizmy pomagają, a jakie zakłócają naszą efektywność. Koncentrujemy się na najistotniejszym czynniku sukcesu w zakresie planowania i zarządzania priorytetami – celowości i rozumieniu sensu. Pracujemy w odniesieniu do celów stanowiskowych i celu biznesowego organizacji. Przede wszystkim zachęcamy do świadomego zarządzania priorytetami i zadaniami w kontekście celów tak, aby „nie być na łasce rzeczy nieważnych”, zmiany spojrzenia i własnych przekonań oraz nawyków obniżających efektywność, a wszystko w myśl zasady „to, co najważniejsze nie może być na łasce tego, co mniej ważne” (Goethe).