Prowadzenie rozmów oceniających

Ujawnianie pełni swoich możliwości może zachodzić nie tylko w sytuacjach zaskakujących nas, lecz także w sprzyjających warunkach. Sposobem na pobudzanie potencjału pracownika jest ocena (rozmowa oceniająca), która poprzez swoją strukturę i sposób prowadzenia tworzy płaszczyznę nazwania i ujawnienia możliwości pracownika.

Cele rozmowy oceniającej pracownika

Celem prowadzenia rozmów oceniających jest pomaganie pracownikom w rozwoju oraz zabezpieczenie efektywnej realizacji zadań w długiej perspektywie czasu poprzez:

  • przekazywanie oczekiwań wobec ich sposobu pracy,
  • umożliwienie rozwoju w wewnętrznych strukturach firmy,
  • wyznaczanie indywidualnych celów i zadań.

Korzyści wynikające z rozmowy oceniającej z przełożonym

Dobrze przeprowadzona rozmowa oceniająca pracownika daje korzyści zarówno samemu pracownikowi, jak i menedżerowi. 

Dla menedżera rozmowa oceniająca pracownika:

  • Jest narzędziem motywowania.
  • Jest narzędziem rozwijania kompetencji pracownika.
  • Stanowi źródło informacji o pracowniku.
  • Jest informacją zwrotną o skuteczności kierowania.

Dla pracownika rozmowa oceniająca z przełożonym daje:

  • Jasną informację, „na czym stoi”.
  • Możliwość wpływu na swój rozwój.
  • Możliwość wyrażenia swojego zdania.

Jak się przygotować do rozmowy oceniającej?

Rozmowa oceniająca pracownika powinna spełniać kilka ważnych kryteriów. Jak przygotować się do rozmowy oceniającej?

  1. Rozmowa oceniająca powinna być prowadzona w cztery oczy. Znajdź więc komfortowe miejsce do jej przeprowadzenia.
  2. Rozmowa oceniająca pracownika musi być poufna. Poinformuj o tym pracownika i sam trzymaj się tej zasady, aby nie nadużyć jego zaufania.
  3. Rozmowa oceniająca z przełożonym musi być komfortowa dla obu stron. Pamiętaj więc o daniu przestrzeni pracownikowi na wyrażanie własnych opinii.
  4. Rozmowa oceniająca powinna koncentrować się na rozwoju pracownika. Przemyśl jej przebieg tak, by w efekcie pracownik nie był zdemotywowany, a wiedział dokładnie, co ma robić, jaki ma cel.
  5. Wreszcie rozmowa oceniająca musi opierać się na wzajemnym zrozumieniu oraz szacunku.

Dobrze też wdrożyć w życie zasadę, by rozmowy oceniające w 40% koncentrowały się na przeszłości, w 10% na tym, co teraz, a w 50% na przyszłości.

Jak nie popełnić błędów podczas rozmowy oceniającej pracownika?

Jak się przygotować do rozmowy oceniającej? Aby móc przystąpić do oceny pracownika, należy uważnie przeanalizować przedstawione materiały oraz rozpatrzyć plusy i minusy wykonanej przez niego pracy. Dobrze jest również przygotować wcześniej pytania, jakie chcielibyśmy mu zadać w związku z przebiegiem i końcowymi wynikami postawionego zadania.

Rozmowa, w której pracownik ma zostać w jakikolwiek sposób oceniony, nie może odbywać się w obecności osób trzecich (których sprawa ta nie dotyczy). Należy w tej sytuacji zapewnić sobie i podwładnemu miejsce, w którym (w miarę możliwości) nikt nie będzie przeszkadzać. Ważne jest również, by tego typu rozmowy nie odbywały się w pośpiechu. W związku z tym można zaraz na początku rozmowy oceniającej ustalić wspólnie z pracownikiem jej ramy czasowe (np. pół godziny).

Ważne jest, by pracownik był przekonany, że ocenie poddawane są jego zachowania w trakcie wykonywania zadania i efekty jego pracy, a nie on jako osoba. W związku z tym, warto na początku rozmowy oceniającej pracownika krótko przypomnieć ustalone wcześniej kryteria dokonywania oceny stawianych zadań oraz wyjaśnić, być może jeszcze raz, co jest naszym celem (aby uniknąć interpretacji tej sytuacji w kategoriach kary lub zagrożenia).

W sytuacji rozmowy oceniającej pracownika interesuje nas nie tylko końcowy efekt,  ale również to, w jaki sposób pracownikowi udało się do niego dojść (tylko pytając o przebieg, uzyskamy informacje o przyczynach uzyskanego wyniku). W związku z tym, wiele pytań powinno dotyczyć przebiegu wykonywania zadania (co sprzyjało, co przeszkadzało w pracy). Jednocześnie, stawianie pytań zmusza podwładnego do większej aktywności, a zatem sytuacja rozmowy oceniającej staje się bardziej „partnerska” (opiera się na wymianie informacji, a nie na monologu jednej ze stron). Należy również zapewnić pracownikowi możliwość wyrażenia własnego zdania na temat uzyskanej przez niego oceny

Należy dbać o to, by informacja przekazywana pracownikowi w czasie rozmowy oceniającej była maksymalnie jasna, konkretna, zrozumiała. W związku z tym dobrze jest operować konkretnymi faktami i przykładami. Również kwestie dotyczące naszego zdania powinny być przedstawione w sposób maksymalnie klarowny – tak, aby podwładny nie musiał domyślać się, jakie jest rzeczywiste nasze zdanie na temat wykonanej przez niego pracy. Dodatkową kwestią jest tutaj zwracanie uwagi zarówno na minusy, jak i na plusy wykonanego przez pracownika zadania. Minusy warto przedstawić w taki sposób, żeby dla podwładnego jasne było zarówno to, jakie popełnił błędy, jak i to, w jaki sposób może ich uniknąć w przyszłości.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, iż sytuacja oceniania rozmowy oceniającej pracownika nie jest sytuacją partnerską – jedna z osób w niej uczestniczących ma z reguły więcej władzy. Należy zatem szczególnie dbać o „kulturę osobistą” w tego typu sytuacji, aby możliwość stawiania ocen nie stała się dodatkowym narzędziem zyskiwania przewagi nad podwładnymi. Związana z tym jest jeszcze jedna kwestia – jeżeli w trakcie oceny okaże się, że postawione zadanie przekraczało możliwości pracownika, musimy przyjąć na siebie odpowiedzialność za końcowy efekt wykonanej pracy.

Korzyści dla uczestników szkolenia:

  • Uświadomienie znaczenia prowadzonych rozmów z pracownikami w procesie systemu oceny okresowej w firmie.
  • Przygotowanie uczestników do prowadzenia rozmów oceniających – budowanie pozytywnego nastawienia do procesu oceny.
  • Przypomnienie zasad i etapów prowadzenia rozmowy oceniającej.
  • Ćwiczenie umiejętności formułowania celów/zadań rozwojowych dla pracowników.
  • Analiza najczęściej popełnianych błędów w procesie oceny – konsekwencje.

Ponad 100 000 przeszkolonych uczestników

5.75 / 6 ocena naszej pracy

Ponad 19 000 zrealizowanych dni szkoleniowych

55 osób pracujących na wspólny sukces

Ponad 8000 uczestników szkoleń każdego roku

25 lat doświadczenia

Ponad 2200 dni szkoleniowych każdego roku

Blisko 500 zadowolonych klientów

Amica
Hochland
Ikonka DPD
Kompania Piwowarska
yes
wika
vox