Fundusze unijne
Dlaczego latem motywacja spada?
Napiszmy to wprost - lato niekoniecznie jest najefektywniejszym momentem w życiu wielu organizacji. To naturalne, że cykliczność pór roku ma wpływ na to, czy pracownicy mają więcej energii. Odpowiedzmy jednak na pytanie, jakie mogą być powodu spadku motywacji:
- Pogoda - wysokie temperatury na dłuższą metę męczą i obniżają naszą energię. To czas, kiedy wielu pracowników boryka się z niskim ciśnieniem, bólami głowy, apatycznością, słabszą koncentracją.
- Azymut na wakacje - na letnie przesilenie i słabszą koncentrację wpływ ma także to, że wielu pracowników, jeszcze przed rozpoczęciem urlopu, myślami już jest na wakacjach. To oczywiście w jakimś stopniu może odciągać uwagę od obowiązków zawodowych. Także społeczne oczekiwania nie pomagają. Kiedy wszyscy wrzucają zdjęcia z wakacji, prasa, reklamy i cały internet przypominają, że to moment na wymarzony czas wolny - praca staje się mniej atrakcyjna.
- Sezonowość w branży - w niektórych branżach lato to tzw. sezon ogórkowy. Mniej się dzieje, co wpływa na poczucie stagnacji i obniża motywację. Jeśli menedżer nie zadba o inne wyzwania - praca wyda się pracownikom mało stymulująca i interesująca.
- Zmiana rytmu dnia - ranne ptaszki i sowy latem zostają jakby wytrącone z naturalnej trasy lotu. Dłuższe dni i krótsze noce mają wpływ na nasz rytm dobowy. Wiele osób ma problemy z zasypianiem, budzi się dużo wcześniej, co nie pomaga na uczucie zmęczenia i trudności z koncentracją.
Jak zadbać o motywację pracowników latem?
Na początek zaakceptuj to, że lato jest specyficznym okresem dla większości organizacji. Sezon urlopowy rządzi się swoimi prawami, a odpoczynek jest ważną częścią życia pracowników. Bez efektywnego odpoczynku nie będzie efektywnej pracy. Jest jednak kilka sprawdzonych metod, dzięki którym uda Ci się podkręcić motywację pracowników. I dzięki którym na pewno docenią Cię jako menedżera!
Zadbaj o najważniejsze - zanim na dobre zagoszczą u nas temperatury powyżej 30 stopni Celsjusza, upewnij się, że biuro jest dobrze klimatyzowane, a pracownicy mają dostęp do wody pitnej (pamiętaj, że to Twój obowiązek, który wynika z przepisów kodeksu pracy!).
Integracja - pamiętaj, że zespołu nie zbudujesz tylko dzięki nowym zadaniom i projektom. Prawdziwą siłę zespołu dostrzeżesz, dopiero gdy jego członkowie będą lubić się i wzajemnie inspirować. Skorzystaj z wolniejszego czasu w organizacji i latem zorganizuj wyjazd integracyjny z elementami teambuildingu. Gwarantujemy, że Twoi pracownicy naładują baterie na kolejne miesiące!
Dobry przepływ komunikacji - nie odpuszczaj latem regularnych spotkań zespołowych i indywidualnych. Pomogą Ci w utrzymaniu zaangażowania, wyłapaniu trudniejszych momentów u pracowników, szybkiej pomocy im, a także wyjaśnieniu bieżących celów. To także moment na konstruktywną informację zwrotną i uznanie.
Letnie porządki i nowe wyzwania - mniej codziennych, operacyjnych obowiązków dla niektórych pracowników może być demotywujący. Nie ma nic gorszego niż nuda w pracy! Pokaż, że nudę można zagospodarować i zainspiruj swój zespół do wymyślenia kilku kreatywnych pomysłów na kolejny kwartał. Lato to idealny moment na podsumowanie półrocza, na naukę planowania i bardziej strategicznego myślenia!
Zdrowie na lato/a - zajęcia jogi, zdrowe przekąski, programy sportowe, a także dostęp do wsparcia psychologicznego lub coachingu. Tego rodzaju dodatkowe benefity mogą nie tylko pomóc pracownikom radzić sobie ze stresem i utrzymaniem motywacji, ale mogę też wyróżnić organizację na tle innych pracodawców. A przecież po lecie nastąpi jesień - czas, kiedy rekrutacyjny ruch jest szczególnie silny!
Eksperymentuj z elastycznymi godzinami pracy - jeżeli rozważasz wprowadzenie elastycznych godzin pracy w swoim zespole, to lato jest dobrym momentem na przetestowanie takiego rozwiązania. Pracownikom pomoże lepiej radzić sobie z upałem i skorzystać z dłuższego dnia. Ty z kolei kontroluj efekty takiej pracy. Dla wielu pracowników taka zmiana będzie dużym zastrzykiem motywacji. Ciekawym rozwiązaniem jest także skrócenie godzin pracy w piątki w okresie letnim. Coraz więcej organizacji decyduje się na takie rozwiązanie, które nierzadko zwiększa produktywność.
Możliwość pracy zdalnej - to dla wielu pracowników spore ułatwienie organizacji życia latem. Szczególnie jeśli mają dzieci lub dojazd do firmy w upalne dni jest szczególnie dotkliwy.
Zachęcaj, nagradzaj - co jest najcenniejszego latem? Wolne dni! Bardzo ciekawym rozwiązaniem są letnie programy motywacyjne. Przykład? Pracownik, który w danym tygodniu uzyska najlepszy wynik sprzedażowy, w nagrodę będzie mógł skończyć pracę w piątek wcześniej.
Uwaga, urlop!
Nie da się ukryć, że dużym problemem w czasie urlopowym jest płynne funkcjonowanie zespołów. W końcu są zadania, które nie poczekają do powrotu z wakacji pracownika. Co jako menedżer możesz zrobić, aby przekazywanie zadań i odpowiedzialności było możliwie bezbolesne?
Zacznij od stworzenia harmonogramu urlopów. Aktualna rozpiska, dostępna dla całego zespołu jest prostym, ale niezbędnym narzędziem. Dzięki niemu unikniesz nakładania się terminów urlopów kluczowych pracowników. Dobrą praktyką jest także określenie terminu zgłaszania dłuższych urlopów. To pozwoli Ci lepiej zaplanować letni czas pracy.
Ważnym elementem przygotowania do urlopu jest też odpowiednio zaprojektowana lista zadań do zaopiekowania podczas nieobecności. Lista ta powinna zawierać nie tylko nazwy zadań, ale też ich priorytety i terminy realizacji. W zespole możecie też wypracować standardy tego, jak powinny wyglądać instrukcje do zadań, a także, gdzie i komu pracownik, który idzie na urlop, powinien przekazać wszelką dokumentację i kontakty potrzebne do kontynuowania pracy podczas jego urlopu. W pakiecie do takiej listy powinno pójść wyznaczenie zastępcy. Warto pamiętać, że osoba odpowiedzialna za przejęcie zadań pracownika na czas jego nieobecności, powinna być odpowiednio wcześniej wdrożona i przeszkolona.
Ważne jest to, aby osoba zastępująca regularnie raportowała postęp prac oraz ewentualne problemy menedżerowi.
Zwłaszcza w większych zespołach ważna jest także przestrzeń na spotkania przedurlopowe. Osobne spotkanie powinno być z zespołem. Na nim omówcie kluczowe zadania i podział obowiązków. Z kolei celem przedulropowego spotkania z menedżerem jest upewnienie się, że wszystkie zadania są zrozumiałe i dobrze rozplanowane.
Warto zadbać także o sytuacje awaryjne. Nawet najlepiej zaplanowany czas urlopowy w zespole może przynieść niespodzianki. Ustal więc jasne procedury kontaktu w sytuacjach awaryjnych oraz to, kto jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji podczas nieobecności pracownika.
Jako menedżer masz najlepszy wgląd w priorytety prac. W okresie urlopowym powinieneś dokonać przeglądu priorytetów i zadań. Tak, aby najważniejsze projekty były zrealizowane na czas, nawet w przypadku nieobecności kilku pracowników. I po to, aby w razie jakichkolwiek problemów móc szybko odpuścić te zadania, które są najmniej istotne. W miarę możliwości zadbaj też o elastyczność w terminach realizacji w tych momentach, w których zespołowi brakuje kluczowych pracowników.
Okres urlopowy to też dobry sprawdzian dla narzędzi wspierających pracę zespołu. Czy programy do zarządzania projektami i współpracy online są dla wszystkich jednakowo intuicyjne i łatwe do obsługi? Czy wszyscy pracownicy mają dostęp do niezbędnych zasobów i dokumentów, aby podczas nieobecności kolegów z zespołu móc wykonywać swoje obowiązki bez przeszkód?
Checklista przedurlopowa
Dobre przygotowanie to połowa sukcesu! Przekopiuj naszą checklistę dla Twojego zespołu i podczas spotkania przedurlopowego z pracownikiem, przejdź przez nią i sprawdź, czy na pewno wszystko dopięte jest na ostatni guzik!
- Czy masz szczegółową listę bieżących zadań i projektów pracownika?
- Czy zadania mają określone priorytety?
- Czy każde zadanie ma jasno określonego zastępcę?
- Czy zastępcy mieli spotkanie z osobą, która idzie na urlop i na spotkaniu zostały omówione szczegóły zadań?
- Czy pracownik idący na urlop przygotował jasne i szczegółowe instrukcje dotyczące realizacji zadań, obejmujące także kontakty kluczowych osób, z którymi może skontaktować się zastępca w razie potrzeby, w tym klientów, dostawców i innych członków projektu?
- Czy Twój zespół ma plan awaryjny i instrukcje, jak działać w sytuacjach kryzysowych podczas nieobecności pracownika?
- Czy zastępcy mają dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, plików i narzędzi potrzebnych do wykonania zadań?
- Czy cały zespół wie o planowanej nieobecności pracownika?
- Czy zostało ustalone raportowanie postępów w realizacji zadań nieobecnego pracownika?
- Czy pracownik, który idzie na urlop, ustalił termin spotkania z zastępcami po powrocie z urlopu?
Pamiętając o tych zasadach, możesz mieć prawie 100% pewność, że przekazanie zadań przed urlopem będzie przebiegać sprawnie. I nieobecność pracownika nie wpłynie negatywnie na pracę zespołu.
Chociaż okres wakacyjny nie zawsze jest tak błogi i leniwy, jak przedstawia się to na zewnątrz, może być to czas niezwykle inspirujący dla menedżerów. To moment, w którym możesz sprawdzić, czy komunikacja w zespole jest efektywna i czy wszyscy jego członkowie wykazują się proaktywnościa i odpowiedzialnością. Nie zapomnij też o tym, że to czas, kiedy możesz poznać swój zespół od innej strony - podczas integracji i luźnych spotkań po pracy. A to przecież jest niezwykle cenne!
