Rozwój bez przypadku, czyli jak projektować działania, które realnie wspierają biznes?

Dlaczego “Jakie szkolenie wybrać” nie jest mądrym pytaniem?

Spójrzmy z lotu ptaka na to, co jest codziennością większości firm. Rośnie presja na wyniki, efekty muszą być mierzone, rośnie oczekiwanie konkretnych rezultatów biznesowych. I dlatego każde szkolenie rozwojowe musi uzasadnić swoją wartość biznesową. Dodajmy do tego to, że budżety firm nie są z gumy. Są skrupulatnie analizowane i ktoś za nie odpowiada.

W takich realiach pytanie “Jakie szkolenie wybrać” już nie przejdzie. Bo zarządy coraz częściej zadają pytanie “Jaki będzie zwrot z tej inwestycji”. Aby odpowiedzieć na nie, trzeba nie tyle wybrać szkolenie z katalogu, ale zastanowić się nad tym i odpowiedzieć na pytanie: “Jaki problem chcemy rozwiązać”.

Jeśli wiemy, że przypadkowe szkolenia przestają mieć rację bytu, czas przejść do tego, jak planować rozwój firmowy tak, by naprawdę wspierał organizację – a nie był jednorazowym wydarzeniem bez dalszego ciągu.

Bez diagnozy nie ma terapii, czyli najpierw zrozum problem, potem zamów szkolenie

“Potrzebujemy szkolenia z…” Tu wstaw dowolnie: szkolenie z komunikacji, sprzedaży, feedbacku, prezentacji. To częsty scenariusz, z którym mierzą się firmy szkoleniowe. Tymczasem szkolenie nigdy nie jest celem. Jest narzędziem.

Gdy sprzedawca lub opiekun klienta wejdzie w głąb potrzeb danej organizacji, często okazuje się, że:

• problem nie dotyczy kompetencji, lecz procesu,
• zespół nie ma jasnych KPI,
• menedżerowie nie egzekwują standardów,
• barierą jest struktura organizacyjna, a nie brak wiedzy.

Dlatego zawsze pierwszym krokiem jest diagnoza. I to najlepiej taka, która pokaże kilka perspektyw.

Organizacje są przecież zbiorem naczyń połączonych. Dlatego dobrze zaplanowany i efektywny rozwój uwzględnia nie tylko perspektywę HR i pracowników, ale także zarządu i menedżerów.

Tylko w ten sposób ułożymy prawdziwy obraz sytuacji, który zbuduje nam:

• wiedza o celach biznesowych i oczekiwaniach wobec wyników,
• ocena kompetencji zespołów,
• realne potrzeby pracowników.

Bez tej złożonej całości łatwo zaprojektować rozwiązanie (szkolenie, cykl szkoleń, program rozwojowy), które będzie poprawne merytorycznie – ale kompletnie nietrafione kontekstowo.

Wniosek? Nie projektuj szkolenia, dopóki nie nazwiesz prawdziwego bólu organizacji.

5 najczęstszych błędów w planowaniu rozwoju

1. Brak jasno sformułowanego celu

„Chcemy, żeby ludzie lepiej obsługiwali klientów”. “Chcemy, żeby pracownicy lepiej się dogadywali, a w zespole nie było konfliktów”. “Chcemy wzmocnić retencję klientów”.

Te zdania brzmią całkiem nieźle, ale nie są celami! Bo co znaczy “lepiej”? Co znaczy “wzmocnić”? Jeśli nie potrafimy odpowiedzieć na to pytanie, nie będziemy w stanie sprawdzić, czy szkolenie przyniosło efekt.

2. Jedno szkolenie jako remedium na całe zło

8 godzin i 10 problemów? To nie brzmi jak dobry plan. Organizacje często mają wiele równoległych problemów. Pokusa, by „zrobić jedno duże szkolenie dla wszystkich i o wszystkim”, jest silna – szczególnie gdy budżet i czas są ograniczone.

Tymczasem nasze doświadczenie szkoleniowe pokazuje, że skuteczny rozwój przychodzi wtedy, gdy:

• mamy ustalony jasny priorytety,
• wybieramy jeden obszar do rozwoju,
• planujemy działania etapami.

Bo rozwój to proces, nie jednorazowy event.

3. Mylenie popularnego tematu z realną potrzebą

Rozwój to temat, który cieszy się niesłabnącą popularnością. Zwłaszcza na LinkedInie lub innych social mediach organizacji. Taka sytuacja sprawia, że łatwo popaść w pułapkę trendów. Gdy widzisz, że wszyscy robią szkolenia z feedbacku, zanim złapiesz za telefon, by zorganizować takie szkolenie zastanów się, czy w Twojej organizacji/zespole jest problem z feedbackiem.

4. Wybór dostawcy wyłącznie na podstawie ceny

Wybór dostawcy szkoleniowego jest niezwykle ważny i powinien uwzględniać wiele czynników. Bazowanie tylko na jednym z nich – cenie, nie jest dobrą strategią, gdy myślisz o rozwoju długoterminowo. Bo niska cena bardzo często oznacza:

• brak pogłębionej diagnozy,
• gotowy program bez dopasowania,
• brak wsparcia wdrożeniowego.

A to właśnie diagnoza i wdrożenie decydują o realnym efekcie biznesowym.

5. Brak planu wdrożenia po szkoleniu

Szkolenie bez wdrożenia to jak siłownia opłacona w styczniu i zapomniana w lutym.

Brak planu wdrożenia to jeden z najdroższych błędów, jakie popełniają organizacje. Szkolenie się odbyło, uczestnicy są zadowoleni, ankiety ewaluacyjne wypadają dobrze, energia jest wysoka. A potem… wszyscy wracają do codziennych obowiązków.

Bez świadomie zaplanowanego etapu wdrożenia wiedza zaczyna bardzo szybko zanikać. Badania dotyczące procesu uczenia się pokazują, że jeśli nowo zdobyte informacje i umiejętności nie są praktykowane, ich utrata następuje błyskawicznie. W praktyce oznacza to, że nawet połowa wartości szkolenia może „wyparować” w ciągu kilku tygodni. ​​

Cele szkoleniowe, czyli jak planować rozwój z głową

Jeżeli organizacja chce traktować rozwój jako inwestycję, musi nauczyć się formułować cele w sposób mierzalny. Podstawą jest tu metoda SMART. Zgodnie z nią cel szkoleniowy powinien być:

• Specyficzny – konkretny i jednoznaczny.
• Mierzalny – możliwy do zweryfikowania liczbami.
• Ambitny, ale osiągalny.
• Realny i istotny biznesowo.
• Określony w czasie.

Zamiast więc celu: “Chcemy poprawić jakość obsługi klienta”, postaw cel “Do końca czerwca zmniejszymy liczbę reklamacji o 7% względem analogicznego okresu roku ubiegłego”. Taki cel daje jasny kierunek, pozwala dobrać narzędzia i co najważniejsze – umożliwia ocenę efektywności szkolenia lub programu szkoleniowego.

Ustal priorytety. Nie wszystko jest ważne od razu

Tak, każda organizacja ma wiele potrzeb rozwojowych. Zazwyczaj lista jest długa – od kompetencji sprzedażowych, przez zarządzanie zespołem, po kwestie komunikacyjne czy procesowe. Nie wszystkie te potrzeby są tak samo ważne i zupełnie szczerze – budżet nie wszystkie z nich może zaopiekować. Dlatego tak ważne jest ustalenie priorytetów. Jak do tego podejść?

Spójrz na problemy organizacji/zespołu i oceń każdy z nich pod tymi kątami:

• jakie straty generuje?
• czy wpływa bezpośrednio na wynik finansowy?
• czy utrudnia codzienną pracę i zadania operacyjne?

I w pierwszej kolejności wybierz ten problem, który wpływa najmocniej na te trzy obszary: strat, finansów i codziennej pracy.

Budżet i harmonogram. Bo rozwój jest procesem, nie eventem

Rzadko kiedy efekty działań rozwojowych pojawiają się od razu. Zazwyczaj trzeba je mierzyć w dłuższej perspektywie. Dlatego działania rozwojowe trzeba osadzić w strategii firmy, a nie planować je w sposób spontaniczny. Aby tak było, potrzebny jest budżet i harmonogram.

Budżet powinien uwzględniać:

• koszty bezpośrednie (trener, materiały),
• koszty pośrednie (sala, dojazdy, czas pracy uczestników),
• koszty zmienne (dodatkowe potrzeby ujawnione w trakcie),
• bufor bezpieczeństwa.

Równie ważny jest harmonogram. Nawet najlepszy program nie przyniesie efektów, jeśli:

• pracownicy nie mają czasu na wdrożenie nowych narzędzi,
• menedżerowie nie monitorują postępów,
• nie ma follow-upów ani zadań wdrożeniowych.

I ten ostatni punkt jest szczególnie ważny, a tak często pomijany. Pamiętaj, że bez kontynuacji wiedza bardzo szybko zanika. Dlatego skuteczne projekty uwzględniają etap po szkoleniu – mentoring, spotkania wdrożeniowe, monitorowanie wskaźników.

Projekt „szyty na miarę” – co to naprawdę znaczy?

Niestety wciąż praktyką wielu firm szkoleniowych jest przynoszenie ofert, które w żaden sposób nie odnoszą się do realiów firm. Są przygotowane metodą kopiuj-wklej i każdy potencjalny klient zobaczy dokładnie tę samą prezentację, tylko z innym logo.

W Integra Consulting Poland projekty “szyte na miarę” to nie claim reklamowy. W naszej firmie dopasowanie projektu do organizacji nie jest hasłem, ideą. Jest w DNA naszego działania.

 Każdy projekt rozwojowy to dla nas:

• zrozumienie kontekstu pracy uczestników,
• poznanie i analizę ich KPI oraz wyzwań biznesowych
• poznanie zależności i struktury organizacji,
• dopasowanie narzędzi do realnych sytuacji,
• współpraca z trenerem, który zna branżę i produkt klienta.

Jak wybierać partnera szkoleniowego?

Wiesz już, jakie są najważniejsze problemy organizacji, rozumiesz cel, który stoi przed nią, masz budżet, jednak wciąż nie wiesz, którą firmę szkoleniową wybrać?

Czerwona lampka powinna pojawić Ci się w głowie, gdy rozmowa, którą prowadzisz z potencjalnym partnerem szkoleniowym, jest niskiej jakości. Co to znaczy? Jeśli po krótkiej rozmowie otrzymujesz na maila gotową ofertę. Bez wcześniejszego kontaktu pogłębiającego, bez uszczegółowienia potrzeb i celów.

Nikt nie jest w stanie zaprojektować dopasowanego programu bez poznania wyzwań organizacji.

Zwracaj więc baczną uwagę na to:

• jakie pytania zadaje konsultant,
• czy trener, którego proponuje firma ma doświadczenie w danym obszarze,
• czy konsultant jest gotowy na elastyczne dopasowanie programu, czy naciska na swój pomysł.

Relacja budowana na etapie rozmów bardzo często przewiduje jakość całego projektu.

Rozwój bez strategii to wydatek. Rozwój z planem to inwestycja

Najlepsze projekty rozwojowe zaczynają od zrozumienia. Nie od oferty. Nie od “diagnozy”, którą ktoś postawi na podstawie 2-minutowej rozmowy.

Początkiem każdego projektu rozwojowego jest dokopanie się do prawdziwego problemu zespołu lub organizacji. Nazwanie i określenie, co ma się zmienić i po czym poznamy, że zmiana nastąpiła. Ustalenie priorytetów i harmonogramu.

Dlatego tak często projekty rozwojowe są testem komunikacji dwóch firm. Powstają tam, gdzie ktoś naprawdę chce zrozumieć drugą stronę – zanim wyśle zapytanie ofertowe. Bo rozwój firmowy nie zaczyna się od szkolenia. Zaczyna się od decyzji, że chcemy coś zmienić – w sposób świadomy, zaplanowany i mierzalny.