Co to jest informacja zwrotna w biznesie?

Informacja zwrotna jest nieodłączną częścią zarządzania zespołami. Każdy pracownik chce, by jego praca jest zauważana, doceniana, by mógł się rozwijać. Informacja zwrotna, nawet negatywna, daje właśnie poczucie, że wykonywane zadania mają znaczenie.

Jak więc przekazywać informację zwrotną, która inspiruje, wzbudza kreatywność i pozytywne podejście do rozwiązywania problemów? – zacznij szukać wyników zamiast błędów.

Skieruj uwagę tej osoby na to, co działa. Ta technika wpływa na zmianę dominujących neuroprzekaźników w mózgu rozmówcy, ponieważ stymuluje wydzielanie oksytocyny (pozytywnie wpływającej na kreatywność).

Jeżeli widzisz, że ktoś coś robi bardzo dobrze – wtedy właśnie warto się zatrzymać i dać feedback, poświęcając temu zachowaniu szczególną uwagę. To powinno być działanie lidera o najwyższym priorytecie.

Zamiast oceny/ osądu podaj fakty i powiedz, jak to na Ciebie działa, jak to wygląda z Twojej perspektywy.

Co to jest dawanie informacji zwrotnej – zasady udzielania

• Negatywna informacja zwrotna powinna dotyczyć ogólnych właściwości człowieka,czyli jego cech np.: „z Tobą nie można rozmawiać, bo przerywasz”, „stosujesz nieuczciwe zasady”.
• Negatywna informacja zwrotna, aby spełniła cel edukacyjny, musi być kategoryczna, np. „bezwzględnie nie akceptuję sytuacji, kiedy…”.
• Negatywna informacja zwrotna powinna koncentrować się na tym, co odbiorca może zmienić, czyli na jego zachowaniu, np. „czuję niezadowolenie, kiedy nie dajesz mi dojść do słowa”.
• Negatywna informacja zwrotna powinna zawierać oceny, rady i zalecenia dla odbiorcy informacji, np.: „powinna Pani zawsze utrzymywać porządek na swoim biurku”.
• Negatywna informacja zwrotna może mówić o uczuciach nadawcy, np. „denerwuję się, kiedy spóźniasz się na spotkania zespołu”.
• Negatywna informacja zwrotna powinna mówić zarówno o pozytywnych, jaki i negatywnych zachowaniach odbiorcy, np. „lubię z Tobą rozmawiać, ale nie podoba mi się, kiedy dużą część czasu pracy poświęcasz na opowiadanie o swoim życiu prywatnym”.
• Negatywna informacja zwrotna odniesie wtedy skutek edukacyjny, kiedy skoncentrujemy się jedynie na negatywnych zachowaniach osoby, np. „nie podoba mi się, kiedy Pani spóźnia się oraz nie lubię, kiedy w trakcie spotkań naszego zespołu podkreśla Pani błędy innych osób”.
• Negatywna informacja zwrotna powinna być przekazana przez innych ludzi, tak aby ułatwić przyjęcie jej przez odbiorcę oraz nie niszczyć relacji, np. „Pana bliski współpracownik mówi, że jest niezadowolony z Pana decyzji”.
• Negatywna informacja zwrotna powinna być przekazana bezpośrednio osobie zainteresowanej, np. „Jestem niezadowolony z Pana decyzji”.
• Krytyka powinna dotyczyć konkretnego zachowania, w miarę nieodległego w czasie, np. „poczułem się zdezorientowany, kiedy nie odpowiedział Pan na moje ostatnie pytanie”.
• Negatywna informacja zwrotna powinna być przekazywana raz na jakiś czas, np. „zauważyłem ostatnio, że śmiejesz się ze mnie, kiedy coś mi się nie udaje”.
• Po przekazaniu negatywnej informacji zwrotnej nadawca powinien przedstawić rozwiązanie problemu, np. „oczekuję, że w ciągu miesiąca poprawisz umiejętności prezentacyjne w taki sposób… (tu podane rozwiązanie)”.
• Po przekazaniu negatywnej informacji zwrotnej powinniśmy wspólnie z drugą osobą opracować rozwiązanie problemu i przyszłe działania, np. „co proponujesz zrobić, aby rozwiązać ten problem? itd.”
•  W czasie rozmowy z innym pracownikiem, której celem jest przekazanie negatywnej informacji zwrotnej mamy prawo pokazać, że jesteśmy zdenerwowani, a w wyjątkowych sytuacjach nakrzyczeć.
• W czasie rozmowy z kolegą lub pracownikiem, której celem jest przekazanie negatywnej informacji zwrotnej powinniśmy kontrolować swoje emocje.
• W celu zwiększenia skuteczności rozmowy,  której celem jest przekazanie negatywnej informacji zwrotnej  powinniśmy porównywać zachowanie danej osoby z innymi osobami,  które radzą sobie lepiej.
• Stosowanie komunikatu „JA” znacząco zwiększy skuteczność rozmowy, której celem jest przekazanie negatywnej informacji zwrotnej, np. „denerwuję się, kiedy nie oddajesz mi raportów na czas”.
• Stosowanie komunikatu „TY” znacząco zwiększy skuteczność rozmowy, której celem jest przekazanie negatywnej informacji zwrotnej, np. „jesteś nieodpowiedzialny, kiedy tak się zachowujesz”.
• Aktywność uczestników rozmowy, której celem jest przekazanie negatywnej informacji zwrotnej powinna być ok. 50/50.