Fundusze unijne
Pułapka schematu
Rekruterzy, którzy nie mają zwyczaju analizować swoich procesów, mogą wpaść w pułapkę przyzwyczajeń. Ich rekrutacje zaczynają wyglądać podobnie, działają zgodnie z wyuczonym schematem. Po czasie może okazać się, że czas trwania rekrutacji wydłuża się, rotacja zaczyna się zwiększać. Jak odnaleźć przyczynę tej sytuacji bez dostępu do danych? Konkretne, liczbowe informacje są niezbędne do tego, aby proces optymalizować, wyciągać wnioski na przyszłość i mieć możliwość w każdym momencie wrócić do nich, spojrzeć świeżym okiem, wyciągnąć nowe konkluzje. Skrupulatność i dokładność analizy są kluczem do doskonalenia. W końcu, jak mówił Peter Drucker „Nie można zarządzać czymś, czego nie da się zmierzyć”. Jak dziś w polskich firmach wygląda kwestia mierzenia efektywności rekrutacji?
Są firmy, które nigdy niczego nie mierzyły i nadal nie mają w zwyczaju mierzyć. Są też takie, które wcześniej nie mierzyły, a teraz bardziej im na tym zależy, bo analityka dla działów HR staje się coraz ważniejsza. HR staje się bardziej biznesowy, pracuje na konkretnych danych. Można więc powiedzieć, że mierzenie efektywności procesów to trend, który się rozwija.
– mówi Katarzyna Maciejewska, kierownik Działu Rekrutacji Integra Consulting Poland.
Jakie są KPI w rekrutacji?
Które z KPI są najważniejsze z perspektywy Klientów, a na jakim wskaźniku skupia się dziś zespół Integry?
Dla Klientów najważniejsze są na pewno czas i jakość aplikacji. Koszty są też istotne, ale wydaje mi się, że Klient, gdy widzi dobry czas, jakość i rezultat, to koszt przestaje być dla niego kryterium decyzyjnym. Nasze priorytety pokrywają się z priorytetami Klienta, choć istotną sprawą dla nas jest teraz także badanie wskaźnika candidate experience. To jest coś, czemu chcemy się przyjrzeć w sposób bardziej wystandaryzowany. Postrzegamy kandydatów jako wartościowe źródło dalszych poleceń, rekomendacji, ale też zleceń. Na tym właśnie zależy nam najbardziej w pracy – na satysfakcji zarówno Klienta, jak i kandydata. Chcemy to badać i wyciągać wnioski, żeby jeszcze lepiej prowadzić procesy i budować oferty.
Jak pokazują badania – polecenia należą do najskuteczniejszych narzędzi pozyskiwania dopasowanej oferty pracy przez pracowników. Według szacunków LinkedIn 35% pracowników wspiera znajomych poszukujących pracy, a 46% kandydatów pozytywniej reaguje na zaproszenia rekruterów, którzy mają wśród znajomych pracowników z ich firm.
W kontekście wyznaczania sobie celów procesów rekrutacyjnych oraz priorytetyzacji tego, co mierzymy, warto przyjrzeć się opiniom kandydatów. Badanie Antal „Aktywność specjalistów i menedżerów na rynku pracy” pokazuje, że 50% kandydatów biorących udział w rekrutacjach za największą bolączkę procesów uznaje długi czas oczekiwania na decyzję pracodawcy o zatrudnieniu / przejściu do kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego. 34% – brak informacji na temat planowanego procesu rekrutacyjnego, 28% – brak dostarczenia informacji o firmie / zakresie obowiązków / dziale podczas spotkania rekrutacyjnego. Wyniki badania powinny stać się inspiracją dla rekruterów, by zacząć mierzyć właśnie czas oraz wskaźnik candidate experience. Wnioski z pogłębionej analizy wyników mogą stać się dobrym argumentem, by skupić się na poprawie lub wzmocnieniu pewnych aspektów naszej pracy. Być może też okaże się, że pod kątem tych KPI nasza praca jest bardzo dobrze zoptymalizowana – wówczas jest to świetny materiał do pochwalenia się potencjalnym Klientom zewnętrznym oraz menedżerom.
Dlaczego warto wyznaczać KPI?
Wskaźniki KPI dla rekruterów nie tylko są źródłem informacji o procesie. Pomagają także w ułożeniu zadań i dyscyplinie pracy. Dla rekruterów świadomość, że firma zlecająca rekrutacje lub przełożony sprawdza dane, oczekuje raportów i rozlicza z efektów, motywuje do efektywniejszej pracy. KPI podnoszą jakość, ale też dynamikę procesów. Stawiając sobie za cel czas rekrutacji, przedłużanie w nieskończoność podjęcia decyzji co do przyjęcia lub odrzucenia kandydatury, nie będzie miało miejsca.
Z drugiej strony, skupienie się wyłącznie na wskaźniku liczbowym, z pominięciem przyczyn i analizy, nie wykorzystuje w pełni potencjału KPI. Jak mówi Katarzyna Maciejewska:
Mierniki rekrutacji powinny być czymś więcej niż raportowaniem. Oczywiście, jeżeli ktoś potrzebuje dane tylko po to, żeby nadzorować proces, to jest to ok. Ale jeżeli zbiera je po to, żeby wyciągać wnioski, to moim zdaniem, to jest lepsze założenie. Warto analizować nie tylko, aby mieć kontrolę i rozliczać pracownika, dostawcę czy rekrutera. To też jest ważne, ale z danych można wyciągnąć dużo więcej, bardziej potrzebnych wniosków, na bazie których można wprowadzić zmiany do procesu, ulepszyć go, podnieść jakość i efektywność działań. Prawda jest też taka, że jak czegoś nie mierzymy, to nigdy nie wiemy, dlaczego dany proces udał się lub nie. Wtedy bazujemy tylko na swojej pamięci i przypuszczeniach. Twarde dane mogą pokazać pewne rzeczy, z których pewnie byśmy nie zdawali sobie sprawy w toku codziennej pracy.
Dane są także nieocenioną pomocą w pracy agencji rekrutacyjnych. Dla działu Rekrutacji Integra Consulting Poland regularna analiza danych potrzebna jest nie tylko po to, aby każdy konsultant miał świadomość tego, na jakim etapie jest jego proces. To także niezbędny element budowania oferty. Dzięki danym liczbowym rekruterzy mogą pochwalić się potencjalnym Klientom szybkimi czasami procesów, dużą skutecznością itd. Bez analizy bazujemy tylko na własnych opiniach czy założeniach, a te mają mniejszą wartość, opatrzone są większym ryzykiem błędu oraz mniej mogą zmienić.
