Kilka słów o autorze

Kerry Gleeson jest założycielem Institute for Business Technology. Od 1984 roku wdraża program osobistej efektywności.. Pracował z największymi firmami na całym świecie.

Przechodząc do konkretów…

Autor zakłada, że każdy człowiek, pracownik czy menedżer stara się pracować najlepiej, jak potrafi. Pojawia się jedno kluczowe „ale”… Czy na etapie uczenia się dostaliśmy wsparcie w zakresie efektywnego działania? Wiąże się z tym chęć zdobycia większej kontroli nad własną pracą, ułatwienie sobie wykonywania zadań, oszczędzania czasu, ustalania co jest najważniejsze oraz realizowania planów zgodnie z założeniami.

Kluczem do sukcesów są szczegóły. Tylko dzięki nim mamy możliwość zrealizowania zadań w sposób, który zapewni nam satysfakcję. Kerry Gleeson odróżnia dysponowanie informacjami od korzystania z nich. Zgodnie z jego podejściem najważniejsze jest właściwe zachowanie w tym zakresie. Stąd najważniejsza wskazówka zawarta jest w tytule „Zrób to od razu”. Aby to zrealizować, twórca programu proponuje rozpocząć od uporządkowania własnego biurka = miejsca pracy.

Podaję kilka wskazówek w formie checklisty:

• Czy masz w zasięgu „ręki” wszystko, z czego regularnie korzystasz?
• Czy nie przechowujesz przedmiotów, do których masz tylko sentyment, a nie korzystasz z nich nigdy?
• Czy masz ustalone miejsca odkładania dokumentów? Dotyczy to zarówno miejsca na biurku, jak i katalogów w komputerze.

W książce sugerowane są 2 katalogi:

• SPARWY W TOKU
• W WOLNEJ CHWILI

Kierunek efektywność - 8 obszarów, od których warto zacząć

1. ZRÓB TO OD RAZU. Wszystko, co możesz, warto realizować po zapoznaniu się z treścią. Jeśli możesz odpowiedzieć na wiadomość mailową natychmiast…ZRÓB TO OD RAZU! Jeśli sprawa nie wymaga twojego zaangażowania, odrzuć lub przekieruj ją natychmiast, aby więcej do niej nie wracać.
2. Popraw koncentrację. Wskazówka dotyczy możliwości naszego umysłu. Przerzutności a NIE podzielności uwagi. Przykładem może być podróż samochodem po znanej nam drodze. Tak długo jak nic się nie dzieje, nie pamiętamy trasy. Możemy w trakcie rozmawiać przez telefon lub słuchać audiobooka, co skupia naszą uwagę na treści. Jednak warto przypomnieć sobie sytuacje, gdy coś nieprzewidzianego dzieje się na drodze. Czy komuś, podobnie jak mi, zdarzyło się prosić rozmówcę o powtórzenie ostatniego fragmentu rozmowy z powodu rozproszenia? Lub cofać fragment słuchanej książki, ponieważ nie zarezerwowaliśmy go w pamięci. Stąd właśnie autor sugeruje skupienie się tylko na JEDNYM temacie w DANEJ chwili.
3. Rozwiązuj problemy, gdy są jeszcze małe. Najlepszym komentarzem jest jedno, według mnie kluczowe zdanie z książki „o ile więcej czasu zajmie Tobie rozwiązanie kryzysu niż zareagowanie na światełko ostrzegawcze”?
4. Zredukuj liczbę zakłóceń. Wiele razy dzieje się tak, że zakłócenia są wynikiem naszych zaniedbań. Przychodzi mi do głowy banalny przykład: przychodzące do zapłacenia rachunki. Gdyby po ich przyjściu deklarować płatność raz w tygodniu (wszystkie, które odebraliśmy w danym tygodniu) uniknęlibyśmy konieczności sprawdzania, co jest przyczyną przypomnienia o opóźnionej płatności przez jego wystawcę. Poza zakłóceniami, z tego powodu często odwleka to realizację bieżących zadań oraz uruchamia emocje. Często przed „kliknięciem” takiej płatności sprawdzamy, czy przypadkiem już nie wyszła, co wydłuża czas realizacji.
5. Nadrób zaległości w pracy. Niby oczywiste, jednak wcale nie jest proste. Pojawia się pytanie „KIEDY I JAK?” Podrzucam kilka pytań, które ułatwią znalezienie rozwiązania:

• Jakie masz zaległości?
• Które z nich należy nadrobić? W jakiej kolejności?
• Ile czasu KAŻDEGO DNIA przeznaczysz na nadrobienie zaległości?
• Jakie są przyczyny zaległości?
• Jak możesz je usunąć?

6. Skieruj swoje działania na PRZYSZŁOŚĆ, a nie na przeszłość. Bo tylko na to masz wpływ. Myśląc o sprawach, które nie zostały wcześniej zrealizowane, ograniczasz swoje możliwości w tym momencie. To tak jak z audiobookiem podczas trudnej sytuacji na drodze.
7. Zmierz się z zadaniami trudnymi i nieprzyjemnymi. Bo „Najwięcej czasu tracimy, zwlekając z rozpoczęciem działania” Dawson Trotman.
8. A teraz bądź zadowolony z siebie. O ile pewniej czujemy się w sytuacji, gdy zrealizujemy zaplanowane sprawy? O ile bardziej czujemy energię i chęć zaangażowania się w nowe zadania?

Zamiast podsumowania…

Jakże często „nie teraz” zamienia się w „nigdy”. Martin Luter