Jak dobrze, skutecznie nauczyć się przemawiać publicznie do ludzi? Przemawiaj jak Arystoteles lub Steve Jobs!

Czym są wystąpienia publiczne?

Zacznijmy od tego, czym są prezentacje i wystąpienia publiczne. Ich charakterystyczną cechą jest to, że  siła oddziaływania mówcy wynika nie tylko z samej merytoryki tekstu, lecz również ze sposobu jego wygłoszenia. Dlatego też w trakcie wystąpienia przed publicznością ważne są takie elementy jak: postawa, tonacja, siła i barwa głosu, precyzyjne wyrażanie myśli i radzenie sobie z tremą.

Dlaczego lubimy lub boimy się występować publicznie?

Nasz stosunek do publicznych wystąpień w dużym stopniu zależy od tego, jak nasi rodzice, opiekunowie, nauczyciele reagowali, kiedy głośno domagaliśmy się czegoś lub wyrażaliśmy swoje opinie. Jeżeli mieliśmy to szczęście, że nas wysłuchano i nie wyśmiewano, to w dorosłym życiu łatwiej jest nam prezentować swoje poglądy na forum. Jednak pocieszające jest to, że… Mało kto urodził się mówcą! Wszystkiego można się nauczyć.

Umiejętności prezentacyjne – klucz do sukcesu zawodowego

Kiedy już nie możemy uniknąć prezentacji, organizm wielu osób reaguje fizjologicznie: paraliżujący ból brzucha, suchość w ustach, ściśnięte gardło.

Obecnie prezentacje są niezbędnym elementem pracy. Prezentacje dotyczą różnych aspektów pracy na różnych stanowiskach. Prezentujemy swoje opinie, poglądy, prezentujemy koncepcje różnych pomysłów. Prezentujemy przed grupą kilku, a nawet kilkudziesięciu osób. Dlatego warto wiedzieć, jak zapanować nad stresem.

Z badań przeprowadzonych w USA wynika, że wśród umiejętności potrzebnych na niektórych stanowiskach pracy (menedżerowie, kierownicy projektów, handlowcy itp.) na drugim miejscu stawia się właśnie umiejętności prezentacyjne. Każde wystąpienie, które wygłaszamy, musi być więc dobrze przemyślane, zaplanowane i oczywiście – przeprowadzone.

Ustal cel prezentacji

Przejdźmy do praktyki. Od czego zacząć przygotowanie do prezentacji? Od ustalenia celu! Zadaj sobie pytanie: Dlaczego chcę wyjaśnić ten temat moim słuchaczom? W końcu, gdy wybierasz się w podróż, z reguły wiesz, dokąd jedziesz.

Dlaczego cel prezentacji jest tak ważny? Ponieważ pomaga w sformułowaniu problemu / głównego tematu i określa jego zasadniczy wątek. Jest narzędziem, które pomaga uporządkować materiał zgodnie z hierarchią ważności. Dzięki temu Twoi słuchacze nie zagubią się w trakcie prezentacji, nie stracą wątku i nie zaczną… zerkać w zegarki!

Cel prezentacji musi być realny!

Prezentacja nie jest formą bardzo długą. Dlatego właśnie nie ma wielkiego sensu próbować osiągać zamierzonego celu w 90 minut, jeśli w rzeczywistości potrzebujesz na to pełnych trzech dni. Jeśli wiesz, że otrzymasz 30 minut na przedstawienie swojej prezentacji, zadaj sobie pytanie: Ile wiadomości uczestnicy będą w stanie wchłonąć i jakie punkty, według mnie, są najistotniejsze dla nich do zapamiętania? Staraj się oddzielić najważniejsze kwestie od spraw drugorzędnych. Takim kryterium – realności celu prezentacji kierujemy się w czasie webinarów Integry. Przedstawiamy na nich wycinki zagadnień, które w szerokiej, kilkugodzinnej, kilkudniowej, a nawet wielomiesięcznej formie prezentujemy podczas pełnowymiarowych szkoleń i cykli szkoleniowych.

Prezentacja według Arystotelesa i… Steve’a Jobsa

Sztuką prezentacji i przemawiania zajmowali się już starożytni. Arystoteles stworzył koncept przekonującej prezentacji, który składa się z następujących etapów:

• Opowiedzenie historii lub wygłoszenie stwierdzenia, które wzbudzi zainteresowanie widowni.
• Sformułowanie problemu, który należy rozwiązać lub zadanie pytania, na które trzeba odpowiedzieć.
• Podsunięcie rozwiązania przedstawionego wcześniej problemu.
• Opisanie konkretnych korzyści płynących z zaakceptowania rozwiązania, które zaproponowano w etapie 3.
• Wezwanie do działania. Steve Jobs mówił: A teraz idźcie i kupujcie to, co mówiłem. A jaki będzie Twój call to action?

Przygotowanie do prezentacji

Etap przygotowania jest kluczowy. Zacznij od zebrania materiału merytorycznego, a następnie dokonaj jego selekcji. Na jej podstawie – zrób krótkie notatki.

Często pojawia się pokusa, aby zapisać po kolei wszystko, co chcemy powiedzieć. Ale odczytanie pełnego wystąpienia z kartki jest przeważnie bardzo nudne! Ponadto nie pozwala na zachowanie kontaktu wzrokowego ze słuchaczami i gdy ktoś przerywa, bardzo łatwo stracić wątek.

Ważnym elementem przygotowania do prezentacji jest także zebranie materiałów wizualnych i tekstowych, które uatrakcyjnią Twoje wystąpienia. Mamy tu na myśli m.in. fragmentów filmu, tabele, wykresy, cytaty, metafory, przykłady dobrze ilustrujące Twoje tezy.

Kolejnym zadaniem, które warto podjąć przed wystąpieniem, jest stworzenie planu bazowego. To nic innego jak uporządkowanie i usystematyzowanie przekazywanych treści w punktach. Taka architektura informacji nada treściom formę, która będzie czytelna i łatwo przyswajalna przez odbiorcę.

Na etapie przygotowawczym zadbaj także o, by dowiedzieć się jak najwięcej o swoich słuchaczach: kim są, jakie są ich oczekiwania, obawy, czego od Ciebie oczekują, dlaczego potrzebna jest im Twoja wiedza, ile już wiedzą i dlaczego przychodzą Cię posłuchać?

Kolejne kroki przygotowania prezentacji

• Zbierz informacje, wokół których będzie zbudowana treść samej prezentacji.
• Posegreguj punkty w logiczne grupy.
• Zdecyduj, które wymagają przykładów, a które pomocy wizualnych.
• Opracuj sposób łączenia ze sobą poszczególnych grup informacji.
• Wybierz trzy główne tezy prezentacji.
• Rozwiń te myśli i znajdź co najmniej trzy sposoby przekonania o ich znaczeniu (przedstaw swoją tezę, zilustruj przykładem lub pomocą wizualną, ukaż korzyści).
• Przejrzyj w ten sposób wszystkie główne założenia prezentacji.
• Koniecznie zrób próbę!

A przed Państwem… Czyli jak okiełznać emocje w czasie prezentacji

Jest wiele sposobów na to, jak radzić sobie ze stresem. Poniżej przedstawiamy nasze sprawdzone propozycje:

• Poznaj swoich uczestników przed wystąpieniem – przed wystąpieniem „zmieszaj” się z uczestnikami spotkania. Przywitaj się z jak największą liczbą uczestników osobiście. O wiele łatwiej jest mówić do znajomych niż do osób, których w ogóle nie znasz.
• Zapoznaj się z miejscem prezentacji – niektórym bardzo pomaga „oswojenie się” z miejscem prezentacji. Tak więc niezależnie od tego, czy jest to mała sala konferencyjna, czy sala z większą widownią, przejdź się po niej, postój chwilę na „scenie”, usiądź na miejscu słuchaczy – zobaczysz siebie z ich dystansu.
• Nie tłumacz się ze swojego zdenerwowania – niektórzy mają tendencje do mówienia: Przepraszam Państwa, ale jestem bardzo zdenerwowany albo na przykład przepraszają, że coś nie działa, że prezentacja rozpoczęła się po czasie etc. Przepraszanie tylko niepotrzebnie zwraca uwagę wszystkich na coś, czego być może w ogóle by nie zauważyli. A jeśli nawet już ktoś zwrócił na to uwagę, to przeprosiny w niczym nie pomagają, wręcz tracisz swój autorytet.
• Bądź naturalny – nie sil się na kogoś, kim nie jesteś. Wiele osób myśli, że skoro tyle pracy włożyło w przygotowania do prezentacji, to powinni się zachowywać inaczej niż zwykle. W związku z tym, przybierając pewną pozę, sami nie czując się z nią dobrze, odczuwają dodatkowy stres. Nic się nie sprawdza lepiej niż bycie po prostu sobą. Zachowujesz się wtedy swobodnej, czujesz się pewnie, ponieważ stoisz na własnym, pewnym gruncie.
• Wyobraź sobie, że mówisz do 2-3 osób. Jeżeli paraliżuje Cię strach przed salą pełną ludzi, to wyobraź sobie, że jest to rozmowa z udziałem 2-3 osób. Łatwiej jest wtedy mówić, argumenty brzmią wtedy bardziej wiarygodnie i przekonująco.
• Okaż pewność siebie – możesz zaprogramować się na pozytywne myślenie: uda mi się, odniosę sukces! Pewność siebie opiera się na wierze we własne siły. Tak więc wejdź pewnym krokiem, weź głęboki oddech i spójrz na swoje audytorium. Pokaż, że się go nie boisz. Odrzuć negatywne myślenie typu: nie dam rady, nie uda się etc.
• Wyznacz sobie nagrodę – wyobraź sobie, że za jakiś czas skończy się Twoje wystąpienie, a wtedy czeka Cię nagroda: może wieczorem pójdziesz do kina, spotkasz się z przyjaciółmi albo po prostu posiedzisz przed telewizorem w poczuciu dobrze spełnionego obowiązku.

 

Warto też przed samym wystąpieniem uspokoić oddech, posiedzieć w ciszy, napić się wody i… uśmiechnąć się. Pamiętaj, że błędy zdarzają się każdemu, nawet najlepszemu mówcy zdarzają się błędy. Podchodź do nich z uśmiechem i dystansem, a na pewno zrobisz na swoich słuchaczach lepsze wrażenie. Powodzenia!